Les outils de gestion du temps sont assez nombreux. Attardons nous aujourd'hui sur la matrice d'Eisenhower, même si ce titre n'est qu'honorifique. Elle a été nommée d'après le 34ème président des États-Unis d'Amérique suite à une de ses citations, mais a été ensuite popularisée par Stephen Covey, auteur du Bestseller "les sept habitudes pour les gens efficaces".
Après avoir listé vos objectifs (voir mon article sur la gestion du temps ici), il faut pouvoir les prioriser, et prioriser les tâches qui vous permettront d'atteindre ces objectifs. La Matrice d'Eisenhower est un outil qui propose de les trier selon deux critères : leur importance et leur urgence.
Les activités importantes : elles ont un résultat qui vous conduit à atteindre vos objectifs.
Les activités urgentes : elles nécessitent une attention immédiate et sont généralement associées à l'atteinte des objectifs de quelqu'un d'autre. Ne pas les traiter a généralement des conséquences négatives.
« Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. » - D. Eisenhower
La matrice est donc composée de quatre cadrans pour vous aider à prioriser vos actions.
Important & Urgent : A faire maintenant !
Il y a deux types d'activités urgentes et importantes : celles que vous avez laissé traîner jusqu'à la dernière minute, et celles que vous ne pouviez pas prévoir.
Pour les premières : planifiez à l'avance, évitez de remettre au lendemain ce que vous pouvez faire le jour même.
Pour les autres, correspondant à des problèmes ou des crises imprévisibles, vous pouvez par exemple sanctuariser un créneau dans votre emploi du temps pour gérer ce type d'événements, surtout s'ils sont répétitifs.
Important mais non urgent : A planifier !
Même si elles ont tendance à être traitées avant les tâches urgentes, même non importantes, ce sont pourtant les plus gratifiantes, puisqu'elles vous aident à atteindre vos propres objectifs.
Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour faire ces choses correctement, afin qu'elles ne deviennent pas urgentes et ne génèrent pas un stress supplémentaire.
Non important mais Urgent : A déléguer !
Les activités urgentes mais non importantes vous empêchent bien souvent d'atteindre vos objectifs. La meilleure manière de s'en défaire est de les replanifier ou les déléguer.
Très régulièrement, elles proviennent de collaborateurs ou managers à qui vous n'avez pas su dire non. Il faudra donc apprendre à évoluer en ce sens, ou a minima prévoir des rendez-vous dédiés à l'écoute des autres, pour gérer leurs demandes de façon cadrée.
Ni important ni urgent : A éliminer !
Ces activités sont juste une distraction : évitez-les autant que possible !
Le plus simple est d'en ignorer ou d'en annuler un maximum. Souvent, ce sont des activités que d'autres personnes veulent que vous fassiez, même si elles ne contribuent pas à vos propres résultats. Encore une fois, il faut apprendre à dire non de façon assertive, pour éviter de recevoir ce type de demandes futiles à l'avenir.
Si vous souhaitez être accompagné(e) sur ce sujet de la gestion du temps, ou de façon plus globale sur l'amélioration de votre quotidien professionnel, contactez moi !