Une réunion ? Super !


La réunion : utile, elle a le pouvoir de rassembler les membres d'une équipe autour d'échanges efficaces pour prendre les bonnes décisions et synchroniser les actions au service de la mission collective. Mais inutile, elle représente le meilleur moyen qu'un manager puisse trouver pour tenter de justifier son poste, en tentant de faire croire qu'il s'y prend des décisions et que s'y organisent les discussions entre collaborateurs, qui, eux, n'y voient qu'une perte de temps et d'énergie.



Cela ressemble à vos réunions ?


"Point projet", "CoPil", "CoDir", "ComEx", ... : autant de noms derrière lesquels se cachent des réunions imposées par le manager, à intervalles très - trop - réguliers. Elles servent de prétexte à un échange collectif, mais c'est en réalité le manager qui va y "pêcher" les informations qu'il n'obtient pas en dehors.

Les collaborateurs ? Dans un tour de table monotone, chaque participant est invité à présenter l'état d'avancement de ses projets, via un dialogue presqu'exclusif avec le manager. D'ailleurs, les autres participants n'écoutent pas, puisqu'ils préparent leur passage ou, si leur tour est passé, ils pensent à tout ce qu'ils pourraient faire de plus utile s'ils n'étaient pas physiquement retenus en otage. Si certains s'expriment, ce sont toujours les mêmes, et les plus introvertis n'osent jamais donner leur avis ; ça tombe bien, on ne leur demande pas de peur de devoir réagir, voire de prendre une décision, une vraie ...

Les décisions ? La réunion est souvent le lieu de transmission des décisions qui sont prises bien en amont par le manager, et que ce dernier ne sait pas transmettre autrement que de façon "top-down" en collectif.

Un compte-rendu ? Parfois, qui reprend les slides de la réunion, avec les décisions prises par le manager et imposées à l'équipe.


Le problème ? Non seulement ce type de réunions ne fait pas avancer l'équipe, mais cette dernière se démotive et perd son énergie : pendant la réunion à ne rien faire de constructif, après la réunion à se plaindre qu'elle n'a servi à rien, et en anticipation de la perte de temps de la prochaine.



On peut s'en sortir ?


Bien sûr ! Et Alain Cardon nous donne une méthode pour que les réunions soient productives, participatives, et vecteurs de performance collective. Cette méthode consiste à déléguer aux participants des rôles concernant le processus d'animation de la réunion. Ainsi, les participants ne sont plus juste présents en tant qu'experts techniques, mais endossent également une responsabilité quant à la réussite de la réunion elle-même. Quels sont ces rôles ?


Le "facilitateur"

Habituellement associé au manager, ce rôle permet d'animer l'équipe durant la réunion. Le facilitateur veille en effet à la participation active et équilibrée de chacun, y compris les introvertis, qui ont étrangement souvent quelque chose à dire. Il s’assure également que l’ordre du jour est respecté, et, dans certaines équipes avancées, il peut même préparer cet ordre du jour en amont. Bonus : En observant que les réunions sont bien animées, fluides et laissent la parole à tous, l'équipe va renforcer sa confiance en elle, et reproduire ce schéma en dehors des réunions, tout au long de la réalisation de ses projets.


Le "time-keeper"

Ce rôle permet de tenir les délais. Finis les points interminables et l'ennui qui obligent à zapper certains points à l'ordre du jour. Le "maître du temps" contribue à l’efficacité des réunions en faisant respecter les délais alloués à chaque point à aborder. Bonus : En apprenant à cadencer ses réunions, l’équipe apprend à respecter ses engagements et à délivrer à temps.


Le "pousse-décisions"

Parler pour parler, c'est terminé ! Le "catalyseur" permet de prendre des décisions concertées en groupe. Il pousse les prises de parole vers l’action et la décision. Il est vecteur de performance pour l'après-réunion ; et il veille à ce qu'une décision réponde toujours à 3 questions : qui ? quoi ? quand ? Dans certains cas, il peut prendre des notes et faire un compte-rendu de la réunion, compte-rendu qui ne reprendra que les décisions prises collectivement avec ces 3 questions. Bonus : Les décisions, claires, concises et transparentes, engagent d'une réunion à l'autre.


Le "contradicteur"

C'est un rôle compliqué à tenir, mais qui permet, dans les équipes assez mûres pour l'accepter, d'en développer la puissance et la performance. "L'agitateur" est l’avocat du diable, qui cherche à ouvrir le cadre de référence collectif et remet en question les croyances et les décisions prises trop rapidement. Il permet que les débats intègrent suffisamment d’idées nouvelles et innovantes. Bonus : Même en dehors des réunions et de ce rôle, les collaborateurs vont apprendre à développer leur esprit critique et à élargir leur champ des possibles.


"L'observateur"

Il va débriefer sur le process de la réunion, dire comment elle s’est déroulée et comment les rôles ont été tenus. Il fera des feedbacks positifs et une suggestion de ce qui pourrait être amélioré pour la réunion suivante.


Qui peut tenir ces rôles ?

Tous les collaborateurs, à tour de rôle, ont la possibilité de tenir l'un ou l'autre de ces rôles, pour peu que la règle du jeu soit claire en amont, posée par le manager dans un état d'esprit positif et constructif pour développer son équipe.


Il s'agit d'une façon d'améliorer la performance de vos réunions ; il en existe bien d'autres selon vos problématiques particulières.


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© 2019 par Olivier Friedman - Coach individuel et d'équipe | Certifié de l’International Coach Federation (PCC), en Enneagramme et en co-développement